Cómo conquistar clientes de eventos

Noviembre 01, 2023

Tengo algunos amigos que montaron un negocio de organización de eventos porque les encanta la adrenalina que les inyecta estar de aquí para allá cuidando detalles de fiestas y eventos de todo tipo.

Me consta que les sobra pasión, pero les falta estrategia para figurar en ese rubro tan, pero tan competido y donde las expectativas de los clientes son altísimas.

Y como sé que muchos de mis lectores andan en lo mismo, sobre todo cuando estamos en la temporada llena de encuentros y fiestas de todo tipo, les daré a continuación una serie de sugerencias para conquistar clientes, así como las mejores herramientas para armar los eventos.

7 consejos para conquistar clientes de eventos

1. Comunicación clara y efectiva: mantén una comunicación clara, oportuna y profesional con tus potenciales clientes. Debes entender sus necesidades y expectativas, pero también dar toda la información posible de tus servicios y cómo puedes satisfacer sus necesidades.

2. Sé todo oídos: la organización de eventos puede ser estresante, por lo que debes agudizar tu oído para escuchar y darle lo que el cliente quiere.

3. Ármate de un portafolio y testimonios: presenta un buen portafolio de trabajos anteriores y ofrece testimonios de clientes satisfechos. Esto te ayuda a construir confianza en tu trabajo.

4. Mantente disponible, siempre: estar disponible y accesible para tus potenciales clientes es clave. Ofrece múltiples canales de comunicación y responde a sus consultas de manera oportuna.

5. Planificación adecuada: antes de organizar un evento, ten muy claro el qué, quién, por qué, cómo y cuándo del evento. Una buena planificación te ayudará a asegurar el éxito del evento y lograr opiniones positivas para futuros clientes.

6. Networking y eventos de la industria: no te pierdas participar en eventos de networking y de tu rubro para conocer a potenciales clientes y cultivar relaciones. Genial es si puedes organizar tu propio evento de formación.

7. Transparencia: sé transparente sobre los costos, lo que está incluido en tus servicios y cualquier otro detalle importante. La transparencia puede ayudar a evitar malentendidos y construir una relación de confianza.

Herramientas y apps para organizar eventos

Como te prometí al principio, ahora te recomendaré algunas herramientas reconocidas y muy amigables que te servirán para armar eventos, importantes sobre todo si estás comenzando y no sabes por dónde empezar

• Eventbrite: centrada en la gestión de inscripciones para eventos. Te da análisis visuales, gráficos e informes detallados sobre las personas que asistirán a tu evento. También tiene una aplicación llamada "Eventbrite Organizador" para hacerle seguimiento a la venta de entradas con tu teléfono en tiempo real, lo que simplifica la gestión del evento.

• Trello: permite la creación de tableros, listas y tarjetas que ayudan a priorizar y organizar proyectos de forma flexible y gratificante, te la recomiendo con los ojos cerrados.


• Google Drive: te ofrece un espacio para almacenar documentos, hojas de cálculo y presentaciones, facilitando la colaboración y organización de información relevante para el evento.

• Salesforce y Hubspot: ayudan a organizar la información de los asistentes y mantener relaciones sólidas con los clientes antes y después de los eventos. Hubspot también ofrece una gestión sólida de relaciones con los clientes y cuenta con una versión gratuita para probar antes de comprometerse totalmente.

• Iterable y Marketo: enfocadas en el marketing por email, son claves para promocionar tu evento. Marketo detecta comportamientos de público específico y orienta campañas, mientras que Iterable es excelente para llegar a personas que ya están usando tus productos, especialmente si estás planificando un evento para clientes.

Para ser el mejor… anota estas ferias y recursos en línea

• IMEX: es una de las ferias más grandes del mundo para la industria de eventos. Aunque tiene ediciones en diferentes partes del mundo, su sitio web también ofrece muy buenos recursos y webinars.

• EventMB: es una web dedicada a las últimas noticias, tendencias y tecnología en tu industria de eventos. Ofrecen artículos, informes y seminarios web valiosísimos.

• BizBash: es una muy buena plataforma en línea que te da ideas, noticias de la industria e informa de proveedores para planificadores de eventos. ¡Ahí puedes estar tú!

3 tips para organizar un eventazo

Sea la herramienta por la cual te decidas para organizar tu evento, lo clave aquí es lograr que el cliente quede contento y dispuesto a recomendarte y ponerte en el radar de los mejores. Así que presta oídos a estas últimas recomendaciones:

1. Toca las emociones: crear experiencias con uno o más de los 5 sentidos para dejar buenos recuerdos. Indaga en el neuromarketing para entender cómo las diferentes experiencias sensoriales afectan a tus clientes.

2. Jamás pases por alto la seguridad: para un organizador de eventos es clave la seguridad, así que ignorar esto te expone a accidentes o problemas de salud para los asistentes, así como daño a tu reputación.

3. Ten siempre un plan B: los imprevistos ocurren así tengas todo amarrado: desde el mal clima hasta fallas técnicas. No tener un plan B pone en riesgo el evento en sí y, por supuesto, la experiencia de los asistentes.

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